Apa yang Akan Anda Pelajari

Pada akhir panduan ini, Anda akan dapat:

• Menambah dan mengelola data pelanggan
• Melacak riwayat pembelian pelanggan
• Memantau kredit dan piutang pelanggan
• Mengidentifikasi pelanggan terbaik
• Mengekspor data pelanggan

---

Mengapa Manajemen Pelanggan Penting

Manfaat melacak pelanggan:

• 📊 Mengetahui siapa pelanggan terbaik Anda
• 💰 Melacak siapa yang berhutang kepada Anda
• 📈 Memahami pola pembelian
• 🎯 Memberikan layanan yang dipersonalisasi
• 📧 Mengirim struk dan promosi
• 🏆 Membangun program loyalitas

---

Menambahkan Pelanggan Baru

Saat Penjualan (Metode Tercepat)

Saat mencatat transaksi Stock Out:

1. Di kolom Customer, ketuk ”+ Add New”
2. Masukkan informasi pelanggan:
   • Name (wajib)
   • Phone (disarankan)
   • Email (opsional)
   • Address (opsional)
3. Ketuk “Save”
4. Pelanggan otomatis terpilih untuk penjualan saat ini

Dari Bagian Contacts

1. Buka layar Home
2. Ketuk “Contacts” dari menu quick actions
3. Pilih tab “Customers”
4. Ketuk tombol ”+” (kanan atas)
5. Isi detail pelanggan
6. Ketuk “Save”

Informasi Apa yang Perlu Dikumpulkan

Esensial (selalu kumpulkan):

• Nama lengkap
• Nomor telepon

Direkomendasikan (membantu bisnis):

• Alamat email
• Alamat fisik
• Nama bisnis/perusahaan

Opsional (untuk segmentasi):

• Kategori pelanggan (VIP, Wholesale, Retail)
• Catatan (preferensi, kebutuhan khusus)
• Tanggal lahir (untuk promosi ulang tahun)

---

Manajemen Informasi Pelanggan

Melihat Detail Pelanggan

1. Buka Home → Contacts → Customers
2. Ketuk nama pelanggan
3. Lihat profil lengkap:
   • Informasi kontak
   • Total jumlah pembelian
   • Jumlah transaksi
   • Saldo saat ini (jika ada)
   • Riwayat transaksi

Mengedit Informasi Pelanggan

1. Buka detail pelanggan
2. Ketuk “Edit” (kanan atas)
3. Perbarui kolom sesuai kebutuhan
4. Ketuk “Save”

Catatan: Memperbarui info pelanggan akan memperbarui semua transaksi sebelumnya yang terhubung dengan mereka.

Menghapus Pelanggan

1. Buka detail pelanggan
2. Ketuk “Delete” (menu tiga titik)
3. Konfirmasi penghapusan

⚠️ Peringatan: Anda hanya dapat menghapus pelanggan yang tidak memiliki riwayat transaksi. Untuk pelanggan dengan pembelian sebelumnya, pertahankan catatan untuk keperluan akuntansi.

---

Memahami Data Pelanggan

Kartu Ringkasan Pelanggan

Setiap profil pelanggan menampilkan:

Metrik	Apa yang Diberitahukan
Total Spent	Nilai lifetime pelanggan
Transaction Count	Frekuensi pembelian
Average Order	Ukuran transaksi tipikal
Current Balance	Hutang yang belum dibayar (jika ada)
First Purchase	Kapan mereka menjadi pelanggan
Last Purchase	Seberapa baru aktivitas mereka

Riwayat Transaksi

Lihat semua pembelian pelanggan:

1. Buka profil pelanggan
2. Gulir ke Transaction History
3. Lihat daftar semua pembelian:
   • Tanggal
   • Produk yang dibeli
   • Jumlah yang dibelanjakan
   • Status pembayaran

Tindakan dari riwayat:

• Ketuk transaksi untuk detail
• Cetak ulang struk
• Tambahkan pembayaran (jika belum dibayar)
• Lihat faktur

---

Mengelola Hutang Pelanggan (Piutang)

Mengidentifikasi Pelanggan dengan Saldo

Metode 1: Daftar Pelanggan

1. Buka Customers
2. Cari indikator saldo
3. Filter berdasarkan “Has Balance” jika tersedia

Metode 2: Laporan Piutang

1. Buka Reports → Receivables
2. Lihat semua pelanggan dengan jumlah yang belum dibayar
3. Lihat total yang terhutang per pelanggan

Mencatat Pembayaran Pelanggan

Ketika pelanggan membayar saldo yang tertunggak:

1. Buka Customers
2. Pilih pelanggan
3. Ketuk “Add Payment”
4. Masukkan:
   • Jumlah yang diterima
   • Metode pembayaran
   • Tanggal
   • Catatan (opsional)
5. Ketuk “Save”

Hasil: Saldo berkurang, pembayaran tercatat, pelanggan diberitahu (jika diaktifkan).

Melihat Riwayat Pembayaran

Lacak semua pembayaran dari pelanggan:

1. Buka profil pelanggan
2. Buka tab Payment History
3. Lihat:
   • Tanggal pembayaran
   • Jumlah yang diterima
   • Metode pembayaran
   • Transaksi terkait

---

Kategori dan Segmentasi Pelanggan

Membuat Jenis Pelanggan

Kelompokkan pelanggan untuk manajemen yang lebih baik:

Kategori umum:

• Retail — Konsumen individu
• Wholesale — Pembeli besar, pengecer
• VIP — Pelanggan bernilai tinggi
• Corporate — Klien bisnis
• Member — Anggota program loyalitas

Cara mengkategorikan:

1. Edit profil pelanggan
2. Pilih atau buat Category
3. Simpan

Menggunakan Kategori

Filtering:

• Lihat hanya pelanggan Wholesale
• Lihat pelanggan VIP
• Filter laporan berdasarkan kategori

Penetapan harga:

• Daftar harga berbeda per kategori
• Harga wholesale vs retail
• Diskon anggota

Komunikasi:

• Promosi yang ditargetkan
• Penawaran khusus per kategori
• Pesan massal

---

Mencari dan Menelusuri Pelanggan

Pencarian Cepat

Dari daftar Customers:

1. Ketuk search bar
2. Ketik:
   • Nama pelanggan
   • Nomor telepon
   • Alamat email
3. Hasil filter secara instan

Filter Lanjutan

Filter pelanggan berdasarkan:

• Has balance — Pelanggan yang berhutang
• No transactions — Pelanggan tidak aktif
• High value — Pembelanja terbesar
• Recent activity — Pelanggan aktif
• Category — Jenis pelanggan

Opsi Pengurutan

Urutkan daftar pelanggan berdasarkan:

• Nama (A-Z)
• Total spent (tinggi ke rendah)
• Aktivitas terbaru
• Tanggal ditambahkan
• Saldo yang belum dibayar

---

Laporan dan Analitik Pelanggan

Laporan Pelanggan

Akses data pelanggan yang komprehensif:

1. Buka Reports → Customers
2. Atur rentang tanggal
3. Lihat:
   • Total pelanggan
   • Pelanggan baru
   • Pelanggan teratas berdasarkan pengeluaran
   • Nilai pelanggan rata-rata
   • Frekuensi pembelian

Mengekspor Data Pelanggan

Ekspor ke spreadsheet:

1. Buka Customers
2. Ketuk “Export” (tiga titik)
3. Pilih format:
   • CSV (untuk Excel)
   • PDF (untuk mencetak)
4. Pilih kolom yang akan disertakan
5. Unduh file

Kasus penggunaan:

• Daftar email marketing
• Catatan akuntansi
• Analisis di Excel
• Backup data

---

Praktik Terbaik

Pengumpulan Data

✅ Selalu kumpulkan nomor telepon

• Metode kontak utama
• Struk WhatsApp
• Pengingat pembayaran

✅ Minta email

• Struk digital
• Pemasaran (dengan izin)
• Komunikasi formal

✅ Verifikasi ejaan

• Nama yang benar untuk profesionalisme
• Pencatatan yang akurat
• Komunikasi yang tepat

Privasi dan Kepatuhan

✅ Dapatkan persetujuan

• Tanyakan sebelum menambahkan ke daftar pemasaran
• Hormati permintaan opt-out
• Ikuti undang-undang perlindungan data lokal

✅ Amankan data

• Jangan bagikan daftar pelanggan
• Batasi akses staf sesuai kebutuhan
• Backup data secara teratur

Membangun Hubungan

✅ Catat preferensi

• Produk favorit
• Kebutuhan khusus
• Preferensi komunikasi

✅ Lacak tanggal penting

• Ulang tahun pembelian pertama
• Ulang tahun (untuk promosi)
• Tonggak bisnis

✅ Tindak lanjut rutin

• Pelanggan yang tidak aktif
• Pengingat pembayaran
• Pemeriksaan kepuasan

---

Pemecahan Masalah

”Pelanggan sudah ada”

• Cari catatan yang sudah ada
• Mungkin memiliki nama yang sedikit berbeda
• Gabungkan duplikat jika ditemukan

”Tidak dapat menghapus pelanggan”

• Pelanggan memiliki riwayat transaksi
• Kelola mencegah penghapusan untuk integritas akuntansi
• Arsipkan sebagai gantinya dengan menambahkan “[Inactive]” ke nama

”Pelanggan tidak muncul dalam pencarian”

• Periksa variasi ejaan
• Coba cari berdasarkan nomor telepon
• Verifikasi pelanggan tidak dihapus

”Saldo yang ditampilkan salah”

• Periksa transaksi yang belum tersinkron
• Tarik ke bawah untuk menyegarkan
• Hubungi dukungan jika ketidaksesuaian berlanjut

---

FAQ

Q: Bisakah pelanggan memiliki beberapa nomor telepon? A: Saat ini, satu nomor telepon utama per pelanggan. Tambahkan nomor tambahan di kolom catatan.

Q: Bagaimana cara menggabungkan pelanggan duplikat? A: Transfer secara manual catatan transaksi ke catatan yang benar, lalu tambahkan “[DUPLICATE - lihat [nama yang benar]]” ke duplikat dan hindari penggunaannya.

Q: Bisakah pelanggan melihat data mereka sendiri? A: Tidak, Kelola tidak memiliki portal pelanggan. Mereka hanya menerima struk yang Anda kirimkan.

Q: Apakah ada batasan berapa banyak pelanggan yang dapat saya tambahkan? A: Batasan tergantung pada paket langganan Anda. Paket gratis biasanya mengizinkan 100-500 pelanggan.

Q: Bisakah saya mengimpor pelanggan dari Excel? A: Ya! Gunakan antarmuka web di web.kelola.co untuk impor CSV daftar pelanggan.

Q: Bagaimana cara mengirim pesan massal ke pelanggan? A: Ekspor daftar pelanggan, lalu gunakan WhatsApp Business atau alat pemasaran email. Pengiriman pesan massal langsung akan hadir di pembaruan mendatang.

Kategori Pembeli dan Peringatan Utang

Anda dapat menetapkan maksimal dua kategori pada pembeli dari form tambah/edit. Gunakan filter kategori di atas daftar pembeli untuk menampilkan satu atau beberapa kelompok.

Staff memerlukan akses Kelola Kategori Pembeli untuk menambah, mengubah nama, atau menghapus kategori. Kategori yang dihapus tetap terlihat pada data pembeli lama dan filter historis, tetapi tidak dapat dipilih lagi.

Saat pembeli dengan transaksi belum lunas atau dibayar sebagian dipilih di POS atau Stok Keluar, Kelola menampilkan peringatan beserta jumlah transaksi outstanding. Peringatan tidak memblokir penjualan; periksa saldo pembeli di Laporan Piutang sebelum memberi kredit tambahan.