Cara Mencatat Penjualan atau Stok Keluar

Kelola.co menawarkan fitur manajemen stok komprehensif yang membantu Anda mengontrol persediaan sambil melacak pembayaran pelanggan. Berikut cara mencatat penjualan (stok keluar):

Langkah 1: Akses Stok Keluar

1. Masuk ke Kelola.co.
2. Pilih “Stok Keluar” dari dashboard utama.

Langkah 2: Pilih Produk dan Jumlah

3. Pilih “Produk” yang ingin Anda jual.
4. Masukkan jumlah yang dijual.

Catatan: Jika decimal quantity aktif untuk bisnis Anda, jumlah bisa memakai desimal seperti 0,5 kg atau 1,25 meter.

Langkah 3: Pilih Pelanggan

5. Pilih “Pelanggan” untuk mengaitkan penjualan dengan pelanggan. Ini membantu melacak siapa yang melakukan pembelian untuk referensi di masa depan dan pelacakan pembayaran.

Langkah 4: Atur Status Pembayaran

6. Pilih Tipe Pembayaran – Pilih salah satu opsi berikut:
   • Lunas (Penuh) – Pilih ini jika pelanggan telah membayar penuh. Transaksi akan ditandai sebagai selesai tanpa saldo outstanding.
   • Parsial – Pilih ini jika pelanggan melakukan pembayaran parsial. Masukkan jumlah yang diterima, dan sisa saldo akan otomatis muncul di Laporan Piutang.
   • Belum Dibayar – Pilih ini jika tidak ada pembayaran yang diterima. Jumlah penuh akan dicatat sebagai piutang.

Langkah 5: Lengkapi Detail Transaksi

7. Pilih “Tanggal” transaksi penjualan.
8. Tambahkan catatan jika diperlukan (opsional).
9. Klik “Simpan” dan sistem akan:
   • Secara otomatis memperbarui jumlah stok
   • Mencatat status pembayaran
   • Memperbarui piutang jika parsial atau belum dibayar

Memahami Opsi Pembayaran

Pembayaran Penuh

Ketika Anda memilih Lunas (Penuh):

• Transaksi ditandai sebagai selesai
• Tidak ada saldo yang muncul di Laporan Piutang
• Jumlah penuh dicatat sebagai pendapatan

Jika pelanggan membayar lebih dari total, masukkan jumlah uang yang diterima. Kelola akan menghitung kembalian dan struk dapat menampilkan uang diterima serta kembalian.

Pembayaran Parsial

Ketika Anda memilih Parsial:

• Masukkan jumlah yang telah dibayar pelanggan
• Sisa saldo dihitung secara otomatis
• Jumlah outstanding muncul di Laporan Piutang
• Anda dapat mencatat pembayaran tambahan nanti

Belum Dibayar

Ketika Anda memilih Belum Dibayar:

• Jumlah transaksi penuh dicatat sebagai piutang
• Seluruh jumlah muncul di Laporan Piutang
• Berguna untuk penjualan kredit atau transaksi berbasis invoice

Mengelola Pembayaran Outstanding

Untuk melihat dan mengelola transaksi yang belum dibayar atau parsial:

1. Buka Laporan → Laporan Piutang
2. Lihat semua pelanggan dengan saldo outstanding
3. Ketuk pelanggan untuk melihat transaksi yang belum dibayar mereka
4. Catat pembayaran tambahan saat diterima

Pelajari lebih lanjut tentang mengelola piutang di panduan Laporan Piutang.

Biaya Tambahan

Jika bisnis Anda memakai biaya layanan, pajak, ongkir, atau biaya lain, tambahkan melalui Biaya Tambahan saat checkout atau Stok Keluar.

Pelajari lebih lanjut di Biaya Tambahan pada Penjualan.

Tips untuk Pencatatan yang Akurat

• Selalu pilih pelanggan yang benar untuk mengaktifkan pelacakan pembayaran
• Catat pembayaran segera untuk menjaga piutang tetap akurat
• Gunakan opsi pembayaran parsial saat pelanggan membayar secara cicilan
• Periksa Laporan Piutang secara rutin untuk menindaklanjuti pembayaran outstanding

Memeriksa Jumlah dan Harga

Sebelum menyimpan, periksa satuan produk, jumlah, harga per unit, diskon, pajak atau biaya tambahan, dan total transaksi. Jika stok tidak cukup, kurangi jumlah atau catat Stok Masuk yang belum dimasukkan.

Skenario Pembayaran

Pembayaran Lebih dan Kembalian

Masukkan jumlah uang yang benar-benar diterima. Kelola menghitung kembalian, dan struk dapat menampilkan total, uang diterima, serta kembalian.

Menambah Pembayaran Parsial

1. Buka Riwayat dan pilih transaksi asal.
2. Ketuk Tambah Pembayaran.
3. Masukkan jumlah dan tanggal pembayaran.
4. Simpan; saldo piutang akan diperbarui otomatis.

Skenario Penjualan Khusus

Menjual dengan Pemindai Barcode

Ketuk Scan, pindai barcode produk, sesuaikan jumlah bila perlu, lalu lanjutkan ke pembayaran. Periksa produk yang dipilih sebelum mengirim.

Penjualan dalam Jumlah Besar

Masukkan jumlah total, konfirmasi satuan dan harga per unit, lalu tulis diskon atau kesepakatan grosir pada catatan.

Sampel Gratis atau Barang Promosi

Masukkan harga nol jika sesuai kebijakan bisnis dan tulis alasan serta penerima pada catatan. Stok berkurang tanpa menambah omzet.

Pemakaian Internal

Gunakan Stok Keluar, pilih pelanggan internal bila tersedia, dan jelaskan tujuan pemakaian. Gunakan harga nol atau harga modal sesuai kebijakan pelaporan bisnis.

Tindakan Setelah Penjualan

Mencetak Struk

Setelah transaksi dikirim, pilih Cetak Struk, pilih printer, dan periksa hasil cetak.

Membagikan Invoice

Pilih Bagikan untuk mengirim PDF atau invoice melalui WhatsApp, email, atau aplikasi lain.

Melihat di Riwayat

Buka Riwayat, filter Stok Keluar, lalu cari berdasarkan pelanggan, produk, atau tanggal.

Mengelola Riwayat Penjualan

Mengedit Penjualan

Jika peran Anda diizinkan, buka transaksi, pilih Edit, ubah data, lalu simpan. Perubahan dapat memengaruhi stok, piutang, dan laporan.

Memproses Retur

Buka transaksi asal dan pilih Buat Retur. Pilih item dan jumlah, tentukan pengembalian dana atau penggantian, lalu kirim agar stok dan laporan diperbarui bersama.

Menghapus Penjualan

Hapus hanya transaksi yang benar-benar salah. Untuk jejak audit yang lebih baik, gunakan edit atau retur jika transaksi memang pernah terjadi.

Praktik Terbaik Penjualan

Untuk Akurasi

• Periksa produk, jumlah, harga, tanggal, dan pembayaran sebelum mengirim.
• Pilih pelanggan untuk penjualan kredit atau yang memerlukan riwayat.
• Catat transaksi segera; jangan menumpuk entri di akhir hari.

Untuk Layanan Pelanggan

• Kirim struk digital.
• Tulis instruksi pengiriman atau permintaan khusus pada catatan.
• Tindak lanjuti piutang secara teratur.

Untuk Efisiensi

• Gunakan barcode untuk checkout cepat.
• Siapkan pelanggan dan produk yang sering dipakai.
• Simpan sebagai draft jika transaksi harus dijeda.

Pemecahan Masalah

”Stok tidak cukup”

Periksa stok aktual, lokasi, transaksi draft, dan penerimaan yang belum dicatat. Jangan mengaktifkan stok minus tanpa persetujuan owner.

”Produk tidak ditemukan”

Periksa ejaan, barcode, status arsip, bisnis, dan filter kategori.

”Pelanggan tidak ditemukan”

Cari dengan nama atau nomor telepon, lalu tambahkan pelanggan baru jika belum ada.

”Jumlah total salah”

Periksa jumlah, harga, diskon, pajak, biaya tambahan, pembulatan, dan satuan desimal.

”Tidak dapat mengedit atau menghapus”

Peran Anda mungkin tidak memiliki izin atau periode sudah dikunci. Hubungi owner dan gunakan retur jika lebih sesuai.

”Pembayaran tidak muncul di piutang”

Pastikan transaksi berstatus Parsial atau Belum Dibayar dan pembayaran tambahan dicatat dari transaksi asal.

FAQ

Kapan stok berkurang? Setelah Stok Keluar dikirim; draft tidak mengubah stok.

Bisakah satu transaksi berisi beberapa produk? Bisa, tambahkan semua item sebelum mengirim dan periksa totalnya.

Bagaimana membatalkan penjualan yang sudah terjadi? Gunakan retur dari transaksi asal agar stok dan keuangan tetap terlacak.

Apakah pelanggan wajib dipilih? Tidak untuk penjualan tunai sederhana, tetapi wajib disarankan untuk kredit, invoice, dan riwayat pelanggan.

Peringatan Utang, Draft, dan Retur

• Jika pembeli memiliki transaksi belum lunas atau dibayar sebagian, Kelola menampilkan peringatan non-blocking beserta jumlah transaksi outstanding. Penjualan tetap dapat dilanjutkan, tetapi periksa saldo sebelum memberi kredit tambahan.
• Simpan Stok Keluar yang belum selesai dengan Simpan Draft. Draft tidak mengubah stok sampai transaksi dikirim.
• Untuk retur pembeli, buka Stok Keluar asal yang sudah lunas dari Riwayat, lalu pilih Buat Retur. Jangan membuat Stok Masuk terpisah.

Lihat Menyimpan dan Melanjutkan Draft Stok dan Menangani Retur dan Pengembalian Dana.