การจัดการสต็อก

วิธีบันทึกการขายหรือขายสินค้าออก

คู่มือการบันทึกการขายด้วยตัวเลือกการชำระเงินเต็มจำนวนหรือบางส่วน และจัดการสต็อกขาออกใน Kelola.co

สารบัญหน้านี้

วิธีบันทึกการขายหรือขายสินค้าออก

Kelola.co มีฟีเจอร์การจัดการสต็อกที่ครอบคลุมที่ช่วยให้คุณควบคุมสินค้าคงคลังพร้อมติดตามการชำระเงินของลูกค้า นี่คือวิธีการบันทึกการขาย (ขายสินค้าออก):

ขั้นตอนที่ 1: เข้าถึงการขายสินค้าออก

  1. เข้าสู่ระบบ Kelola.co
  2. เลือก “ขายสินค้าออก” จากแดชบอร์ดหลัก

ขั้นตอนที่ 2: เลือกสินค้าและจำนวน

  1. เลือก “สินค้า” ที่ต้องการขาย
  2. ป้อนจำนวน ที่ขาย

หมายเหตุ: หากธุรกิจของคุณเปิดใช้ decimal quantity คุณสามารถใส่จำนวนแบบทศนิยมได้ เช่น 0.5 กก. หรือ 1.25 เมตร

ขั้นตอนที่ 3: เลือกลูกค้า

  1. เลือก “ลูกค้า” เพื่อเชื่อมโยงการขายกับลูกค้า สิ่งนี้ช่วยในการติดตามว่าใครเป็นผู้ซื้อเพื่ออ้างอิงในอนาคตและการติดตามการชำระเงิน

ขั้นตอนที่ 4: ตั้งค่าสถานะการชำระเงิน

  1. เลือกประเภทการชำระเงิน – เลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
    • ชำระแล้ว (เต็มจำนวน) – เลือกตัวเลือกนี้หากลูกค้าชำระเงินเต็มจำนวนแล้ว ธุรกรรมจะถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์โดยไม่มียอดค้างชำระ
    • บางส่วน – เลือกตัวเลือกนี้หากลูกค้าชำระเงินบางส่วน ป้อนจำนวนเงินที่ได้รับ และยอดคงเหลือจะปรากฏใน รายงานลูกหนี้ โดยอัตโนมัติ
    • ยังไม่ชำระ – เลือกตัวเลือกนี้หากยังไม่ได้รับการชำระเงิน ยอดเต็มจะถูกบันทึกเป็นลูกหนี้

ขั้นตอนที่ 5: กรอกรายละเอียดธุรกรรมให้ครบถ้วน

  1. เลือก “วันที่” ของธุรกรรมการขาย
  2. เพิ่มบันทึก หากจำเป็น (ไม่บังคับ)
  3. คลิก “บันทึก” และระบบจะ:
    • อัปเดตจำนวนสต็อกโดยอัตโนมัติ
    • บันทึกสถานะการชำระเงิน
    • อัปเดตลูกหนี้หากเป็นบางส่วนหรือยังไม่ชำระ

ความเข้าใจเกี่ยวกับตัวเลือกการชำระเงิน

การชำระเงินเต็มจำนวน

เมื่อคุณเลือก ชำระแล้ว (เต็มจำนวน):

  • ธุรกรรมถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์
  • ไม่มียอดคงเหลือปรากฏในรายงานลูกหนี้
  • บันทึกยอดเต็มเป็นรายได้

หากลูกค้าจ่ายมากกว่ายอดรวม ให้ใส่จำนวนเงินที่ได้รับจริง Kelola จะคำนวณ เงินทอน และใบเสร็จสามารถแสดงเงินที่รับและเงินทอนได้

การชำระเงินบางส่วน

เมื่อคุณเลือก บางส่วน:

  • ป้อนจำนวนเงินที่ลูกค้าชำระแล้ว
  • ยอดคงเหลือคำนวณโดยอัตโนมัติ
  • ยอดค้างชำระปรากฏในรายงานลูกหนี้
  • คุณสามารถบันทึกการชำระเงินเพิ่มเติมในภายหลังได้

ยังไม่ชำระ

เมื่อคุณเลือก ยังไม่ชำระ:

  • บันทึกยอดธุรกรรมเต็มจำนวนเป็นลูกหนี้
  • ยอดทั้งหมดปรากฏในรายงานลูกหนี้
  • มีประโยชน์สำหรับการขายเครดิตหรือธุรกรรมที่อ้างอิงใบแจ้งหนี้

การจัดการการชำระเงินที่ค้างอยู่

หากต้องการดูและจัดการธุรกรรมที่ยังไม่ชำระหรือชำระบางส่วน:

  1. ไปที่ รายงาน → รายงานลูกหนี้
  2. ดูลูกค้าทั้งหมดที่มียอดค้างชำระ
  3. แตะที่ลูกค้าเพื่อดูธุรกรรมที่ยังไม่ได้ชำระของพวกเขา
  4. บันทึกการชำระเงินเพิ่มเติมเมื่อได้รับ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดการลูกหนี้ใน คู่มือรายงานลูกหนี้

ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม

หากธุรกิจของคุณมีค่าบริการ ภาษี ค่าจัดส่ง หรือค่าใช้จ่ายอื่น ให้เพิ่มผ่าน Additional Fee ตอน checkout หรือ Stock Out

ดูเพิ่มเติมที่ ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติมในการขาย

เคล็ดลับสำหรับการบันทึกที่แม่นยำ

  • เลือกลูกค้าที่ถูกต้องเสมอเพื่อเปิดใช้งานการติดตามการชำระเงิน
  • บันทึกการชำระเงินทันทีเพื่อรักษาความถูกต้องของลูกหนี้
  • ใช้ตัวเลือกการชำระเงินบางส่วนเมื่อลูกค้าชำระเป็นงวด
  • ตรวจสอบรายงานลูกหนี้เป็นประจำเพื่อติดตามการชำระเงินที่ค้างอยู่

ตรวจสอบจำนวนและราคา

ก่อนบันทึก ให้ตรวจหน่วยสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย ส่วนลด ภาษีหรือค่าธรรมเนียม และยอดรวม หากสต็อกไม่พอ ให้ลดจำนวนหรือบันทึกรับเข้าที่ตกหล่น

สถานการณ์การชำระเงิน

จ่ายเกินและเงินทอน

ใส่จำนวนเงินที่รับจริง Kelola จะคำนวณเงินทอน และใบเสร็จสามารถแสดงยอดรวม เงินรับ และเงินทอน

เพิ่มการชำระบางส่วน

  1. เปิด ประวัติ และเลือกธุรกรรมต้นฉบับ
  2. แตะ เพิ่มการชำระเงิน
  3. ใส่จำนวนและวันที่
  4. บันทึก แล้วระบบจะอัปเดตยอดลูกหนี้อัตโนมัติ

สถานการณ์การขายพิเศษ

ขายด้วยเครื่องสแกนบาร์โค้ด

แตะ สแกน สแกนบาร์โค้ด ปรับจำนวนหากจำเป็น แล้วไปขั้นตอนชำระเงิน ตรวจสินค้าที่เลือกก่อนส่งรายการ

การขายจำนวนมาก

ใส่จำนวนรวม ยืนยันหน่วยและราคาต่อหน่วย แล้วบันทึกส่วนลดหรือข้อตกลงขายส่งในหมายเหตุ

ตัวอย่างฟรีหรือสินค้าส่งเสริมการขาย

ตั้งราคาเป็นศูนย์ตามนโยบายธุรกิจ และระบุเหตุผลกับผู้รับในหมายเหตุ สต็อกจะลดโดยไม่เพิ่มยอดขาย

การใช้ภายใน

ใช้จ่ายสต็อก เลือกลูกค้าภายในหากมี และอธิบายวัตถุประสงค์ ใช้ราคาศูนย์หรือต้นทุนตามนโยบายรายงาน

การดำเนินการหลังการขาย

พิมพ์ใบเสร็จ

หลังส่งธุรกรรม เลือก พิมพ์ใบเสร็จ เลือกเครื่องพิมพ์ และตรวจเอกสาร

แชร์ใบแจ้งหนี้

เลือก แชร์ เพื่อส่ง PDF หรือใบแจ้งหนี้ผ่าน WhatsApp อีเมล หรือแอปอื่น

ดูในประวัติ

เปิด ประวัติ กรอง จ่ายสต็อก แล้วค้นหาตามลูกค้า สินค้า หรือวันที่

การจัดการประวัติการขาย

แก้ไขการขาย

หากบทบาทมีสิทธิ์ ให้เปิดธุรกรรม เลือก แก้ไข เปลี่ยนข้อมูล แล้วบันทึก การแก้ไขอาจกระทบสต็อก ลูกหนี้ และรายงาน

ดำเนินการคืนสินค้า

เปิดธุรกรรมต้นฉบับและเลือก สร้างรายการคืน เลือกสินค้าและจำนวน ระบุการคืนเงินหรือเปลี่ยนสินค้า แล้วส่งเพื่ออัปเดตสต็อกและรายงานพร้อมกัน

ลบการขาย

ลบเฉพาะรายการที่บันทึกผิดจริง หากการขายเคยเกิดขึ้น ให้ใช้การแก้ไขหรือคืนสินค้าเพื่อรักษาประวัติการตรวจสอบ

แนวทางปฏิบัติสำหรับการขาย

เพื่อความถูกต้อง

  • ตรวจสินค้า จำนวน ราคา วันที่ และการชำระเงินก่อนส่ง
  • เลือกลูกค้าสำหรับการขายเครดิตหรือรายการที่ต้องมีประวัติ
  • บันทึกทันที ไม่ควรรวมกรอกตอนสิ้นวัน

เพื่อบริการลูกค้า

  • ส่งใบเสร็จดิจิทัล
  • ระบุคำสั่งจัดส่งหรือคำขอพิเศษในหมายเหตุ
  • ติดตามลูกหนี้สม่ำเสมอ

เพื่อประสิทธิภาพ

  • ใช้บาร์โค้ดเพื่อชำระเงินเร็ว
  • เตรียมลูกค้าและสินค้าที่ใช้บ่อย
  • บันทึกร่างเมื่อต้องหยุดทำรายการชั่วคราว

การแก้ไขปัญหา

”สต็อกไม่เพียงพอ”

ตรวจสต็อกจริง สาขา รายการร่าง และการรับเข้าที่ตกหล่น อย่าเปิดสต็อกติดลบโดยไม่ได้รับอนุมัติจากเจ้าของ

”ไม่พบสินค้า”

ตรวจการสะกด บาร์โค้ด สถานะเก็บถาวร ธุรกิจ และตัวกรองหมวดหมู่

”ไม่พบลูกค้า”

ค้นหาด้วยชื่อหรือเบอร์โทร แล้วเพิ่มลูกค้าใหม่หากยังไม่มี

”ยอดรวมไม่ถูกต้อง”

ตรวจจำนวน ราคา ส่วนลด ภาษี ค่าธรรมเนียม การปัดเศษ และหน่วยทศนิยม

”แก้ไขหรือลบไม่ได้”

บทบาทอาจไม่มีสิทธิ์หรือรอบบัญชีถูกล็อก ติดต่อเจ้าของและใช้การคืนสินค้าหากเหมาะกว่า

”การชำระเงินไม่แสดงในลูกหนี้”

ตรวจว่าธุรกรรมเป็นชำระบางส่วนหรือยังไม่ชำระ และบันทึกเงินที่จ่ายเพิ่มจากธุรกรรมต้นฉบับ

คำถามที่พบบ่อย

สต็อกลดเมื่อใด? หลังส่งรายการจ่ายออก รายการร่างไม่เปลี่ยนสต็อก

หนึ่งธุรกรรมมีหลายสินค้าได้หรือไม่? ได้ เพิ่มสินค้าทั้งหมดและตรวจยอดรวมก่อนส่ง

ยกเลิกการขายที่เกิดขึ้นแล้วอย่างไร? สร้างรายการคืนจากธุรกรรมต้นฉบับเพื่อให้สต็อกและการเงินยังติดตามได้

จำเป็นต้องเลือกลูกค้าหรือไม่? ไม่จำเป็นสำหรับการขายเงินสดง่าย ๆ แต่แนะนำสำหรับเครดิต ใบแจ้งหนี้ และประวัติลูกค้า

คำเตือนหนี้ รายการร่าง และการคืนสินค้า

  • หากลูกค้ามีรายการยังไม่ชำระหรือชำระบางส่วน Kelola จะแสดงคำเตือนที่ไม่ปิดกั้นพร้อมจำนวนรายการค้างชำระ คุณยังขายต่อได้ แต่ควรตรวจสอบยอดก่อนให้เครดิตเพิ่ม
  • บันทึกรายการจ่ายออกที่ยังไม่เสร็จด้วย บันทึกร่าง ร่างจะไม่เปลี่ยนสต็อกจนกว่าจะส่ง
  • หากลูกค้าคืนสินค้า ให้เปิดรายการจ่ายออกต้นฉบับที่ชำระเต็มแล้วจาก ประวัติ แล้วเลือก สร้างรายการคืน ไม่ควรสร้างรายการรับเข้าแยก

ดู การบันทึกและทำรายการร่างสต็อกต่อ และ การจัดการการคืนสินค้าและการคืนเงิน