Memahami Alur Stok

Ikhtisar

Alur stok di Kelola mencakup semua pergerakan produk masuk dan keluar dari inventaris Anda. Memahami alur ini penting untuk mengelola stok dengan akurat.

Jenis Pergerakan Stok

Stok Masuk (Stock In)

Stok bertambah ketika:

• Pembelian: Menerima produk dari supplier
• Retur Penjualan: Pelanggan mengembalikan produk
• Penyesuaian: Koreksi stok positif

Stok Keluar (Stock Out)

Stok berkurang ketika:

• Penjualan: Transaksi kasir
• Retur Pembelian: Mengembalikan produk ke supplier
• Penyesuaian: Koreksi stok negatif
• Rusak/Hilang: Produk tidak layak jual

Transfer Stok

Memindahkan stok antar lokasi (jika menggunakan fitur multi-lokasi):

• Stok berkurang di lokasi pengirim
• Stok bertambah di lokasi penerima

Alur Stok Standar

Pembelian → Stok Masuk → Inventaris → Penjualan → Stok Keluar
                ↑                              ↓
                └────── Retur Penjualan ←──────┘

Melacak Riwayat Stok

Catatan Stok

Setiap pergerakan stok tercatat dengan detail:

• Tanggal dan waktu
• Jenis transaksi
• Jumlah perubahan
• Stok sebelum dan sesudah
• Staff yang bertanggung jawab
• Catatan (jika ada)

Akses Riwayat:

1. Buka menu Stok
2. Pilih produk
3. Tekan tab Riwayat Stok

Penyesuaian Stok

Kapan Perlu Penyesuaian:

• Selisih stok fisik vs sistem
• Produk rusak/expired
• Produk hilang
• Saldo awal stok

Cara Penyesuaian:

1. Buka menu Stok → Penyesuaian
2. Pilih produk
3. Masukkan stok aktual
4. Sistem menghitung selisih otomatis
5. Tambahkan alasan penyesuaian
6. Konfirmasi

Tips Mengelola Alur Stok

• Lakukan stock opname rutin (bulanan/mingguan)
• Periksa riwayat stok untuk melacak perbedaan
• Pantau produk dengan pergerakan stok tinggi
• Dokumentasikan setiap penyesuaian dengan alasan yang jelas

Tiga Operasi Stok

Operasi	Tujuan	Dampak
Stok Masuk	Mencatat barang yang benar-benar diterima	Jumlah bertambah dan harga modal dapat tercatat
Stok Keluar	Mencatat barang yang dijual, dipakai, atau dikirim	Jumlah berkurang dan penjualan dapat tercatat
Audit Stok	Menyamakan sistem dengan hitungan fisik	Jumlah disesuaikan naik atau turun

Stok Masuk: Menambah Persediaan

Kapan Menggunakan Stok Masuk

Gunakan untuk pembelian supplier, retur pelanggan, hasil produksi, atau penerimaan transfer. Catat produk, jumlah, harga beli, supplier, tanggal, dan catatan.

Contoh Alur Stok Masuk

Pesanan pembelian → Barang diterima → Stok Masuk dikirim → Inventaris diperbarui

Jika stok awal 50 dan menerima 100, stok baru menjadi 150.

Stok Keluar: Mengurangi Persediaan

Kapan Menggunakan Stok Keluar

Gunakan untuk penjualan, pemakaian internal, sampel, pengiriman transfer, atau retur ke supplier. Catat produk, jumlah, harga jual, pelanggan, status pembayaran, tanggal, dan catatan.

Contoh Alur Stok Keluar

Pesanan pelanggan → Barang diambil → Stok Keluar dikirim → Inventaris diperbarui

Jika stok 150 dan terjual 3, stok baru menjadi 147.

Audit Stok: Mengoreksi Persediaan

Kapan Menggunakan Audit

Gunakan setelah hitungan berkala, saat menemukan kerusakan, kehilangan, kedaluwarsa, kesalahan entri, stok tambahan, atau saat menetapkan saldo awal.

Audit dibanding Stok Masuk/Keluar

Situasi	Operasi yang Benar
Barang dibeli dari supplier	Stok Masuk
Barang dijual ke pelanggan	Stok Keluar
Sistem 100, fisik 95	Audit Stok
Menemukan 5 unit tambahan	Audit Stok
Menemukan 3 unit rusak saat hitung	Audit Stok

Catat jumlah fisik, jumlah sistem, selisih, alasan, tanggal, dan catatan. Jika sistem 147 dan fisik 145, audit menyesuaikan -2 sehingga stok akhir 145.

Memilih Operasi yang Tepat

Barang datang dari luar? → Stok Masuk
Barang keluar dari bisnis? → Stok Keluar
Tidak ada pergerakan, tetapi hitungan fisik berbeda? → Audit Stok
Stok sistem sudah sama dengan fisik? → Tidak perlu tindakan

Cara Jumlah Stok Berubah

Contoh: stok awal 50, pembelian +100, penjualan -30, penjualan -20, lalu audit -2 menghasilkan stok akhir 98. Setiap perubahan dapat ditelusuri dari Riwayat berdasarkan produk, tanggal, jenis operasi, dan staf.

Persamaan Stok

Stok Awal + Stok Masuk - Stok Keluar +/- Audit = Stok Saat Ini

Contoh: 100 + 50 - 30 - 20 - 5 + 40 = 135 unit.

Kesalahan Umum

Menggunakan Stok Masuk untuk Barang yang Ditemukan

Barang tambahan yang ditemukan bukan pembelian. Gunakan Audit Stok dan tulis alasan agar biaya serta riwayat supplier tidak berubah secara keliru.

Menggunakan Stok Keluar untuk Barang Rusak

Barang rusak yang ditemukan bukan penjualan. Gunakan Audit Stok dengan alasan Rusak/Hilang agar omzet tidak terdistorsi.

Membuat Banyak Audit Kecil

Selesaikan hitungan fisik terlebih dahulu, kumpulkan semua selisih, lalu kirim satu audit yang terdokumentasi.

Praktik Terbaik Alur Stok

Catat Segera

Kirim transaksi saat barang diterima, dijual, digunakan, atau dipindahkan supaya stok real-time tetap benar.

Pastikan Akurat

Periksa produk, satuan, jumlah, harga, lokasi, dan tanggal sebelum mengirim.

Gunakan Catatan

Tambahkan nomor invoice, PO, alasan koreksi, lokasi, atau konteks lain yang membantu audit.

Praktik per Operasi

• Stok Masuk: cocokkan dengan surat jalan dan harga supplier.
• Stok Keluar: konfirmasi stok, pelanggan, harga, dan pembayaran.
• Audit: hitung secara independen dan dokumentasikan penyebab selisih.
• Transfer: pastikan lokasi asal dan tujuan benar serta barang diterima.

Skenario Umum

Penjualan Normal

Gunakan Stok Keluar dan pilih status pembayaran yang sesuai.

Retur Pelanggan

Buat retur dari transaksi asal agar stok, pembayaran, dan riwayat terhubung dengan benar.

Barang Rusak atau Hilang

Gunakan Audit Stok untuk menyesuaikan ke jumlah fisik dan tulis penyebabnya.

Retur ke Supplier

Gunakan Stok Keluar dan hubungkan catatan dengan supplier atau dokumen retur.

Peringatan dan Laporan

Pantau peringatan stok rendah atau stok minus. Gunakan laporan pergerakan, valuasi, penjualan, dan audit untuk memeriksa tren serta menemukan selisih lebih awal.

Pemecahan Masalah

”Stok tidak berubah”

Pastikan transaksi sudah dikirim, bukan draft, dan bisnis, produk, serta lokasi yang dipilih benar.

”Jumlah stok salah”

Tinjau riwayat sejak hitungan terakhir, cari transaksi ganda atau tanggal yang salah, lalu lakukan Audit Stok setelah menghitung fisik.

”Stok menjadi minus”

Periksa transaksi Stok Keluar dan pengaturan Izinkan Stok Minus. Catat penerimaan yang tertunda atau koreksi melalui audit jika diperlukan.

”Harga modal tidak sesuai”

Periksa harga pada Stok Masuk dan pengaturan rata-rata tertimbang. Koreksi data sumber sebelum mengandalkan laporan laba.

”Riwayat transaksi hilang”

Hapus semua filter, periksa bisnis dan rentang tanggal, lalu pastikan transaksi bukan draft atau telah dihapus.

”Transfer tidak sampai”

Periksa lokasi asal dan tujuan, status pengiriman, serta apakah penerimaan di lokasi tujuan sudah diselesaikan.

FAQ

Apakah audit memengaruhi omzet? Tidak. Audit mengoreksi jumlah dan nilai persediaan, bukan mencatat penjualan.

Kapan sebaiknya audit dilakukan? Sesuai risiko bisnis—mingguan untuk barang cepat bergerak dan minimal bulanan untuk inventaris umum.

Bisakah transaksi stok disimpan dulu? Bisa sebagai draft; stok dan laporan baru berubah setelah draft dikirim.

Draft dan Pengaturan Stok Owner

Form Stok Masuk, Stok Keluar, Audit, dan Transfer dapat disimpan sebagai draft lokal. Draft tidak memengaruhi stok atau laporan sampai dikirim. Lihat Menyimpan dan Melanjutkan Draft Stok.

Owner dapat membuka Lainnya → Pengaturan untuk mengatur Izinkan Stok Minus dan Auto-sesuaikan harga modal saat stok masuk. Opsi harga modal menghitung ulang harga beli berjalan sebagai rata-rata tertimbang setelah setiap Stok Masuk.