Panduan Manajemen Supplier
Panduan lengkap mengelola supplier di Kelola. Pelajari cara menambah vendor, melacak riwayat pembelian, mengelola hubungan, dan menyederhanakan proses pengadaan.
Daftar Isi
- Apa yang Akan Anda Pelajari
- Mengapa Mengelola Supplier?
- Menambah Supplier
- Saat Stock In
- Dari Bagian Contacts
- Informasi Supplier yang Perlu Dikumpulkan
- Mengelola Detail Supplier
- Melihat Profil Supplier
- Mengedit Informasi Supplier
- Riwayat Pembelian Supplier
- Menghubungkan Supplier dengan Pembelian
- Penautan Otomatis
- Manfaat Penautan
- Laporan Supplier
- Melihat Kinerja Supplier
- Supplier Teratas
- Contoh Penggunaan Berdasarkan Industri
- Praktik Terbaik
- Pengaturan Supplier
- Pelacakan Pembelian
- Pemecahan Masalah
- ”Supplier tidak ada dalam daftar”
- ”Tidak dapat menghapus supplier”
- FAQ
- Privasi & Keamanan
- Kategori Vendor
Apa yang Akan Anda Pelajari
Di akhir panduan ini, Anda akan dapat:
- Menambah dan mengelola data supplier
- Menghubungkan supplier dengan pembelian
- Melacak riwayat pembelian per vendor
- Mengevaluasi kinerja supplier
- Mempermudah pemesanan ulang
Mengapa Mengelola Supplier?
Manfaat pelacakan supplier:
- 📊 Mengetahui dari siapa Anda paling sering membeli
- 💰 Melacak pengeluaran per vendor
- 📈 Menegosiasikan syarat yang lebih baik
- 🔄 Mempermudah pemesanan ulang
- 📋 Menyimpan data kontak
Menambah Supplier
Saat Stock In
Metode tercepat — saat mencatat pembelian:
- Di Stock In, ketuk “Pilih Supplier”
- Ketuk ”+ Tambah Supplier Baru”
- Masukkan informasi supplier:
- Nama (wajib)
- Telepon (opsional)
- Email (opsional)
- Alamat (opsional)
- Ketuk “Simpan”
- Supplier otomatis terpilih untuk pembelian ini
Dari Bagian Contacts
- Buka layar Home
- Ketuk “Contacts” dari menu quick actions
- Pilih tab “Suppliers”
- Ketuk tombol ”+”
- Isi detail supplier
- Ketuk “Simpan”
Informasi Supplier yang Perlu Dikumpulkan
Wajib:
- Nama perusahaan
- Nama kontak
- Nomor telepon
Direkomendasikan:
- Alamat email
- Alamat fisik
- Syarat pembayaran
Opsional:
- NPWP
- Detail bank
- Waktu pengiriman
- Catatan
Mengelola Detail Supplier
Melihat Profil Supplier
- Buka Home → Contacts → Suppliers
- Ketuk nama supplier
- Lihat:
- Informasi kontak
- Total nilai pembelian
- Jumlah pesanan
- Riwayat pembelian
Mengedit Informasi Supplier
- Buka profil supplier
- Ketuk “Edit”
- Perbarui kolom
- Ketuk “Simpan”
Riwayat Pembelian Supplier
Lacak semua pembelian dari supplier:
- Buka profil supplier
- Gulir ke Riwayat Pembelian
- Lihat:
- Tanggal setiap pembelian
- Produk yang dibeli
- Jumlah
- Total nilai
Menghubungkan Supplier dengan Pembelian
Penautan Otomatis
Ketika Anda memilih supplier saat Stock In:
- Pembelian tertaut ke supplier
- Muncul dalam riwayat mereka
- Masuk ke total mereka
Manfaat Penautan
| Manfaat | Cara Membantu |
|---|---|
| Pelacakan pengeluaran | Tahu berapa banyak per vendor |
| Riwayat pesanan | Lihat apa yang dibeli kapan |
| Perbandingan harga | Bandingkan biaya dari waktu ke waktu |
| Kemudahan pemesanan ulang | Referensi cepat untuk restock |
Laporan Supplier
Melihat Kinerja Supplier
Di bagian Laporan:
- Buka Laporan → Supplier
- Lihat metrik:
- Total pengeluaran per supplier
- Jumlah pesanan
- Nilai pesanan rata-rata
- Frekuensi pembelian
Supplier Teratas
Identifikasi vendor terpenting Anda:
- Urutkan berdasarkan total pengeluaran
- Lihat siapa yang paling Anda andalkan
- Prioritaskan hubungan
- Negosiasikan syarat yang lebih baik
Contoh Penggunaan Berdasarkan Industri
| Jenis Bisnis | Cara Menggunakan Data Supplier |
|---|---|
| Restoran/Kafe | Lacak pemasok bahan segar, kemasan, dan jadwal pengiriman |
| Toko Retail | Hubungkan distributor dengan produk bermerek dan pesanan ulang |
| Grosir | Bandingkan volume, harga beli, dan syarat pembayaran antar pemasok |
| Jasa | Simpan vendor peralatan, bahan habis pakai, dan subkontraktor |
Praktik Terbaik
Pengaturan Supplier
✅ Informasi lengkap
- Detail kontak lengkap
- Beberapa metode kontak
- Syarat pembayaran jelas
✅ Penamaan konsisten
- Gunakan nama perusahaan resmi
- Hindari singkatan
- Tetap profesional
✅ Pembaruan rutin
- Perbarui saat kontak berubah
- Tinjau tahunan
- Hapus supplier tidak aktif
Pelacakan Pembelian
✅ Selalu tautkan pembelian
- Pilih supplier untuk setiap Stock In
- Meningkatkan akurasi pelaporan
- Mempermudah referensi di masa depan
✅ Tambahkan nomor referensi
- Nomor PO
- Nomor faktur
- Nomor surat jalan
Pemecahan Masalah
”Supplier tidak ada dalam daftar”
- Gunakan fungsi pencarian
- Periksa ejaan
- Tambah baru jika perlu
”Tidak dapat menghapus supplier”
- Memiliki riwayat pembelian
- Arsipkan daripada hapus
- Simpan untuk catatan
FAQ
Q: Berapa banyak supplier yang bisa saya tambahkan? A: Tidak terbatas di semua paket.
Q: Bisakah supplier juga menjadi pelanggan? A: Ya, buat kedua data secara terpisah.
Q: Bisakah saya mengekspor data supplier? A: Ya, gunakan fungsi ekspor di bagian Supplier.
Privasi & Keamanan
Simpan hanya informasi supplier yang diperlukan untuk operasional. Batasi akses ke detail kontak, rekening, dan riwayat pembelian berdasarkan peran staf. Periksa data sebelum membagikan laporan atau mengekspornya.
Kategori Vendor
Tetapkan maksimal dua kategori pada setiap vendor dari form tambah/edit. Gunakan filter kategori di atas daftar vendor untuk menemukan satu atau beberapa kelompok dengan cepat.
Staff memerlukan akses Kelola Kategori Vendor untuk menambah, mengubah nama, atau menghapus kategori. Kategori yang dihapus tetap terlihat pada data vendor lama dan filter historis, tetapi tidak dapat dipilih untuk vendor baru atau yang diperbarui.
