ทำความเข้าใจรายงานใน Kelola

ภาพรวม

Kelola มีรายงานที่ครอบคลุมหลากหลายประเภทเพื่อช่วยให้คุณวิเคราะห์ประสิทธิภาพธุรกิจ ติดตามสต็อก ตรวจสอบยอดขาย และจัดการการเงินได้ดีขึ้น

ประเภทรายงาน

1. รายงานบัญชี

ครอบคลุม:

• สรุปยอดขายรายวัน/เดือน/ปี
• รายงานกำไรขาดทุน
• วิเคราะห์วิธีการชำระเงิน
• ส่วนลดและค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมทั้งหมด

2. รายงานสต็อก

ครอบคลุม:

• สรุปสต็อกปัจจุบัน
• ประวัติรับและจ่ายสต็อก
• สินค้าสต็อกต่ำ
• มูลค่าสินค้าคงคลัง

3. รายงานลูกหนี้

ครอบคลุม:

• รายชื่อลูกค้าที่มีหนี้
• ยอดลูกหนี้รวมต่อลูกค้า
• ประวัติการชำระลูกหนี้

4. รายงานลูกค้า

ครอบคลุม:

• จำนวนลูกค้าที่ใช้งาน
• ความถี่ในการซื้อต่อลูกค้า
• ยอดซื้อรวมต่อลูกค้า

5. รายงานค่าใช้จ่าย

ครอบคลุม:

• ประวัติค่าใช้จ่ายธุรกิจ
• หมวดหมู่ค่าใช้จ่าย
• ค่าใช้จ่ายรวมต่อช่วงเวลา

6. รายงานภาพรวม

ครอบคลุม:

• สรุปการเงินรวมของหลายธุรกิจที่ชำระเงินแล้ว
• รายละเอียดแยกตามธุรกิจ
• ส่งออกเป็น Excel

รายงานนี้พร้อมใช้งานสำหรับเจ้าของที่มีอย่างน้อย 2 ธุรกิจแบบชำระเงินและใช้สกุลเงินเดียวกัน ดูเพิ่มเติมที่ รายงานภาพรวม

ฟีเจอร์ทั่วไปของรายงาน

ตัวกรองช่วงเวลา

รายงานทั้งหมดรองรับตัวกรองช่วงเวลา:

• วันนี้
• เมื่อวาน
• 7 วันล่าสุด
• 30 วันล่าสุด
• เดือนนี้
• เดือนที่แล้ว
• กำหนดเอง (เลือกวันที่)

ส่งออกข้อมูล

สามารถส่งออกรายงานเป็นรูปแบบ CSV เพื่อวิเคราะห์เพิ่มเติมใน Excel หรือ Google Sheets

แชร์รายงาน

ใช้ฟีเจอร์แชร์เพื่อส่งรายงานผ่าน WhatsApp, Email หรือแอพอื่น

วิธีเข้าถึงรายงาน

1. ไปที่หน้าจอ หน้าแรก
2. แตะ “ดูรายงาน” (View Reports)
3. เลือกรายงานเฉพาะที่คุณต้องการดู:
   • รายงานสต็อก
   • รายงานบัญชี
   • รายงานลูกหนี้
   • รายงานลูกค้า
   • รายงานค่าใช้จ่าย
4. ตั้งค่าช่วงวันที่และตัวกรอง
5. ดูหรือส่งออกรายงาน

หมายเหตุ: รายงานบางประเภทต้องการการสมัครสมาชิก (แผน Basic, Plus หรือ Advance) ผู้ใช้ฟรีมีการเข้าถึงรายงานที่จำกัด

เคล็ดลับการใช้รายงาน

• ตรวจสอบประจำ: ตรวจสอบรายงานการขายรายวันเพื่อติดตามผลงาน
• วิเคราะห์แนวโน้ม: ใช้ตัวกรองรายเดือนเพื่อระบุแนวโน้มตามฤดูกาล
• ติดตามสต็อก: ตรวจสอบรายงานสต็อกต่ำเป็นประจำเพื่อป้องกันสินค้าหมด
• จัดการลูกหนี้: ติดตามรายงานลูกหนี้เพื่อเก็บเงินตรงเวลา

รายละเอียดรายงานการเงิน

สรุปการเงิน

ใช้สรุปเพื่อเปรียบเทียบรายได้ ต้นทุนสินค้า ค่าใช้จ่าย กำไรขั้นต้น และกำไรสุทธิในช่วงที่เลือก เปรียบเทียบกับช่วงก่อนหน้าเพื่อดูการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ

ยอดขายตามสินค้า

รายงานแสดงจำนวนที่ขาย รายได้ และสัดส่วนของสินค้าแต่ละรายการ เรียงตามรายได้หรือจำนวนเพื่อหาสินค้าขายดีและสินค้าที่ควรทบทวน

แนวโน้มยอดขาย

มุมมองรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนช่วยค้นหาช่วงขายดี ฤดูกาล และผลของโปรโมชัน ใช้ช่วงเวลาเท่ากันเมื่อเปรียบเทียบ

รายละเอียดรายงานสต็อก

การเคลื่อนไหวของสต็อก

ตรวจสอบรับเข้า จ่ายออก การคืน การตรวจนับ และการโอน ใช้ตัวกรองสินค้าและวันที่เพื่อหาสาเหตุของจำนวนที่เปลี่ยน

การแจ้งเตือนสต็อกต่ำ

ใช้รายการสต็อกต่ำเพื่อจัดลำดับการสั่งซื้อ ตรวจสอบอัตราการขายและระยะเวลาจัดส่งก่อนกำหนดจำนวนสั่ง

มูลค่าสินค้าคงคลัง

มูลค่าคำนวณจากจำนวนสต็อกและต้นทุนที่บันทึกไว้ อัปเดตต้นทุนเสมอเพื่อให้มูลค่าสินทรัพย์และกำไรถูกต้อง

รายละเอียดรายงานลูกค้า

รายชื่อลูกค้า

ดูรายชื่อลูกค้าที่ใช้งาน ข้อมูลติดต่อ จำนวนธุรกรรม และยอดค้างชำระ

ลูกค้าชั้นนำ

เรียงตามมูลค่าหรือความถี่ในการซื้อเพื่อวางแผนโปรแกรมสมาชิก ข้อเสนอ และการติดตาม

ประวัติการซื้อของลูกค้า

เปิดโปรไฟล์เพื่อดูสินค้า วันที่ทำรายการ การชำระเงิน การคืน และยอดคงเหลือ

รายละเอียดรายงานลูกหนี้

ยอดค้างชำระ

รายงานแสดงยอดที่ยังไม่ชำระแยกตามลูกค้าและธุรกรรม ใช้ตัวกรองวันครบกำหนดเพื่อจัดลำดับการติดตาม

สถานะการชำระเงิน

แยกรายการ ชำระแล้ว, ชำระบางส่วน และ ยังไม่ชำระ บันทึกการจ่ายเพิ่มจากธุรกรรมต้นฉบับเพื่อให้ยอดและประวัติถูกต้อง

รายละเอียดรายงานค่าใช้จ่าย

สรุปค่าใช้จ่าย

เปรียบเทียบยอดตามหมวดหมู่เพื่อดูต้นทุนหลักและความแตกต่างจากงบประมาณ

แนวโน้มค่าใช้จ่าย

ใช้แนวโน้มรายเดือนเพื่อค้นหาค่าใช้จ่ายประจำ ยอดที่เพิ่มผิดปกติ และโอกาสประหยัด

การใช้รายงานเพื่อตัดสินใจ

การดำเนินงานรายวัน

ตรวจสอบยอดขาย เงินสด สต็อกต่ำ และรายการที่ยังไม่เสร็จก่อนปิดวัน

การวางแผนรายสัปดาห์

ทบทวนสินค้าขายดี การสั่งซื้อ ลูกหนี้ที่ต้องติดตาม และค่าใช้จ่ายที่เกินงบ

กลยุทธ์รายเดือน

เปรียบเทียบรายได้ อัตรากำไร ค่าใช้จ่าย และกำไรกับเป้าหมายและเดือนก่อน แล้วกำหนดการปรับราคา โปรโมชัน สต็อก หรือต้นทุน

การทบทวนธุรกิจรายไตรมาส

ประเมินแนวโน้มระยะยาว ประสิทธิภาพซัพพลายเออร์และลูกค้า ความต้องการเงินทุน และผลรวมหลายธุรกิจผ่านรายงานภาพรวมหากมีสิทธิ์

การส่งออกและแชร์รายงาน

รูปแบบการส่งออก

ใช้ CSV หรือ Excel สำหรับวิเคราะห์ต่อ และ PDF หากมีสำหรับเอกสารพร้อมแชร์ ตรวจสอบวันที่และตัวกรองก่อนดาวน์โหลด

ตัวเลือกการแชร์

แชร์เฉพาะกับผู้รับที่ได้รับอนุญาตผ่าน WhatsApp อีเมล หรือแอปอื่น และลบข้อมูลอ่อนไหวที่ไม่จำเป็น

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

เพื่อความถูกต้อง

• บันทึกธุรกรรมทันทีและใช้วันที่ถูกต้อง
• เชื่อมโยงลูกค้าและซัพพลายเออร์เมื่อเกี่ยวข้อง
• ตรวจสอบต้นทุน หมวดหมู่ การคืน และการชำระบางส่วน
• ทำการตรวจนับสต็อกให้เสร็จก่อนปิดรอบ

เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึก

• เปรียบเทียบช่วงเวลาที่เท่ากัน
• ใช้หลายตัวชี้วัด เพราะรายได้สูงไม่ได้หมายถึงกำไรสูงเสมอ
• บันทึกผลของโปรโมชัน วันหยุด หรือเหตุการณ์พิเศษ
• เปลี่ยนข้อค้นพบเป็นงานที่มีผู้รับผิดชอบและกำหนดเวลา

การแก้ไขปัญหา

”ข้อมูลรายงานไม่ตรงกัน”

ตรวจสอบช่วงวันที่ เขตเวลา ตัวกรอง รายการร่าง การคืน และการแก้ไขหลังเปิดรายงาน แล้วโหลดใหม่หลังแก้ไข

”ส่งออกรายงานไม่ได้”

ตรวจสอบว่าแพ็กเกจและบทบาทอนุญาตให้ส่งออก ลองลดช่วงวันที่และตรวจสอบสิทธิ์ดาวน์โหลดของเบราว์เซอร์

”รายงานโหลดช้า”

ลดช่วงวันที่หรือจำนวนตัวกรอง แล้วลองใหม่บนการเชื่อมต่อที่เสถียร

”ไม่พบธุรกรรม”

ตรวจสอบว่าส่งธุรกรรมแล้ว ไม่ใช่รายการร่าง อยู่ในธุรกิจและวันที่ถูกต้อง และไม่ถูกซ่อนด้วยตัวกรอง

คำถามที่พบบ่อย

ทำไมกำไรต่างจากยอดขาย? กำไรหักต้นทุนสินค้าและค่าใช้จ่าย แต่ยอดขายคือมูลค่าการขาย

ควรตรวจรายงานบ่อยแค่ไหน? ตรวจยอดขายและเงินสดทุกวัน สต็อกและลูกหนี้ทุกสัปดาห์ และกำไรกับกลยุทธ์ทุกเดือน

รวมข้อมูลหลายธุรกิจได้หรือไม่? ได้ผ่านรายงานภาพรวมสำหรับเจ้าของที่มีธุรกิจแบบชำระเงินและสกุลเงินตามเงื่อนไข