ทำความเข้าใจการไหลของสต็อก

ภาพรวม

การไหลของสต็อกใน Kelola ครอบคลุมการเคลื่อนไหวทั้งหมดของสินค้าเข้าและออกจากสินค้าคงคลัง การเข้าใจการไหลนี้มีความสำคัญในการจัดการสต็อกอย่างแม่นยำ

ประเภทการเคลื่อนไหวของสต็อก

รับสต็อก (Stock In)

สต็อกเพิ่มขึ้นเมื่อ:

• การซื้อ: รับสินค้าจากซัพพลายเออร์
• การคืนจากลูกค้า: ลูกค้าคืนสินค้า
• การปรับปรุง: แก้ไขสต็อกบวก

จ่ายสต็อก (Stock Out)

สต็อกลดลงเมื่อ:

• การขาย: ธุรกรรมแคชเชียร์
• การคืนให้ซัพพลายเออร์: คืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์
• การปรับปรุง: แก้ไขสต็อกลบ
• เสียหาย/สูญหาย: สินค้าใช้ขายไม่ได้

โอนย้ายสต็อก

ย้ายสต็อกระหว่างสาขา (หากใช้ฟีเจอร์หลายสาขา):

• สต็อกลดที่สาขาต้นทาง
• สต็อกเพิ่มที่สาขาปลายทาง

การไหลของสต็อกมาตรฐาน

การซื้อ → รับสต็อก → สินค้าคงคลัง → การขาย → จ่ายสต็อก
              ↑                              ↓
              └────── การคืนจากลูกค้า ←──────┘

การติดตามประวัติสต็อก

บันทึกสต็อก

ทุกการเคลื่อนไหวของสต็อกมีบันทึกรายละเอียด:

• วันที่และเวลา
• ประเภทธุรกรรม
• จำนวนที่เปลี่ยนแปลง
• สต็อกก่อนและหลัง
• พนักงานที่รับผิดชอบ
• หมายเหตุ (ถ้ามี)

เข้าถึงประวัติ:

1. เปิดเมนู สต็อก
2. เลือกสินค้า
3. กดแท็บ ประวัติสต็อก

การปรับปรุงสต็อก

เมื่อต้องปรับปรุง:

• สต็อกจริงไม่ตรงกับระบบ
• สินค้าเสียหาย/หมดอายุ
• สินค้าสูญหาย
• ยอดยกมาเริ่มต้น

วิธีปรับปรุง:

1. เปิดเมนู สต็อก → การปรับปรุง
2. เลือกสินค้า
3. ใส่สต็อกจริง
4. ระบบคำนวณความแตกต่างอัตโนมัติ
5. ใส่เหตุผลการปรับปรุง
6. ยืนยัน

เคล็ดลับการจัดการการไหลของสต็อก

• ทำ นับสต็อก เป็นประจำ (รายเดือน/รายสัปดาห์)
• ตรวจสอบประวัติสต็อกเพื่อติดตามความแตกต่าง
• ติดตามสินค้าที่มีการเคลื่อนไหวสูง
• บันทึกทุกการปรับปรุงด้วยเหตุผลที่ชัดเจน

การดำเนินการสต็อกสามประเภท

การดำเนินการ	วัตถุประสงค์	ผลต่อสต็อก
รับสต็อก	บันทึกสินค้าที่ได้รับจริง	จำนวนเพิ่มและสามารถบันทึกต้นทุน
จ่ายสต็อก	บันทึกสินค้าที่ขาย ใช้ หรือส่งออก	จำนวนลดและสามารถบันทึกยอดขาย
ตรวจนับสต็อก	ทำให้ระบบตรงกับจำนวนจริง	ปรับจำนวนขึ้นหรือลง

รับสต็อก: เพิ่มสินค้าคงคลัง

เมื่อใดควรใช้รับสต็อก

ใช้เมื่อซื้อจากซัพพลายเออร์ ลูกค้าคืนสินค้า ผลิตสินค้าเสร็จ หรือรับโอน บันทึกสินค้า จำนวน ราคาซื้อ ซัพพลายเออร์ วันที่ และหมายเหตุ

ตัวอย่างขั้นตอนรับสต็อก

คำสั่งซื้อ → รับสินค้า → ส่งรายการรับเข้า → สินค้าคงคลังอัปเดต

หากมี 50 หน่วยและรับเพิ่ม 100 หน่วย ยอดใหม่คือ 150 หน่วย

จ่ายสต็อก: ลดสินค้าคงคลัง

เมื่อใดควรใช้จ่ายสต็อก

ใช้สำหรับการขาย การใช้ภายใน ตัวอย่างสินค้า การส่งโอน หรือคืนให้ซัพพลายเออร์ บันทึกสินค้า จำนวน ราคาขาย ลูกค้า สถานะชำระเงิน วันที่ และหมายเหตุ

ตัวอย่างขั้นตอนจ่ายสต็อก

คำสั่งซื้อลูกค้า → หยิบสินค้า → ส่งรายการจ่ายออก → สินค้าคงคลังอัปเดต

หากมี 150 หน่วยและขาย 3 หน่วย ยอดใหม่คือ 147 หน่วย

ตรวจนับสต็อก: แก้ไขสินค้าคงคลัง

เมื่อใดควรใช้การตรวจนับ

ใช้หลังนับตามรอบ เมื่อพบความเสียหาย สูญหาย หมดอายุ รายการผิด สินค้าเกิน หรือเมื่อตั้งยอดเริ่มต้น

ตรวจนับเทียบกับรับเข้า/จ่ายออก

สถานการณ์	การดำเนินการที่ถูกต้อง
ซื้อสินค้าจากซัพพลายเออร์	รับสต็อก
ขายสินค้าให้ลูกค้า	จ่ายสต็อก
ระบบ 100 แต่ของจริง 95	ตรวจนับสต็อก
พบสินค้าเกิน 5 หน่วย	ตรวจนับสต็อก
พบของเสีย 3 หน่วยขณะนับ	ตรวจนับสต็อก

บันทึกจำนวนจริง จำนวนในระบบ ผลต่าง เหตุผล วันที่ และหมายเหตุ หากระบบมี 147 แต่จริงมี 145 การตรวจนับจะปรับ -2 ให้ยอดสุดท้ายเป็น 145

เลือกการดำเนินการที่ถูกต้อง

สินค้ามาจากภายนอก? → รับสต็อก
สินค้าออกจากธุรกิจ? → จ่ายสต็อก
ไม่มีการเคลื่อนย้ายแต่จำนวนจริงไม่ตรง? → ตรวจนับสต็อก
ระบบตรงกับจำนวนจริงแล้ว? → ไม่ต้องดำเนินการ

จำนวนสต็อกเปลี่ยนอย่างไร

ตัวอย่าง: เริ่ม 50 ซื้อ +100 ขาย -30 ขาย -20 และตรวจนับ -2 เหลือ 98 หน่วย ติดตามทุกการเปลี่ยนจาก ประวัติ โดยกรองสินค้า วันที่ ประเภท และพนักงาน

สมการสต็อก

สต็อกเริ่มต้น + รับเข้า - จ่ายออก +/- ตรวจนับ = สต็อกปัจจุบัน

ตัวอย่าง: 100 + 50 - 30 - 20 - 5 + 40 = 135 หน่วย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

ใช้รับสต็อกกับสินค้าที่พบเกิน

สินค้าที่พบเกินไม่ใช่การซื้อ ใช้ตรวจนับและใส่เหตุผลเพื่อไม่ให้ต้นทุนและประวัติซัพพลายเออร์ผิด

ใช้จ่ายสต็อกกับสินค้าที่เสียหาย

ของเสียที่พบไม่ใช่การขาย ใช้ตรวจนับพร้อมเหตุผล เสียหาย/สูญหาย เพื่อไม่ให้ยอดขายผิด

สร้างรายการตรวจนับเล็กหลายครั้ง

นับสินค้าให้เสร็จ รวบรวมผลต่างทั้งหมด แล้วส่งการตรวจนับครั้งเดียวพร้อมเอกสาร

แนวทางปฏิบัติสำหรับการไหลของสต็อก

บันทึกทันที

ส่งรายการเมื่อรับ ขาย ใช้ หรือย้ายสินค้า เพื่อให้สต็อกแบบเรียลไทม์ถูกต้อง

ตรวจสอบความถูกต้อง

ตรวจสินค้า หน่วย จำนวน ราคา สาขา และวันที่ก่อนส่ง

ใช้หมายเหตุ

เพิ่มเลขใบแจ้งหนี้ PO เหตุผลแก้ไข สาขา หรือบริบทที่ช่วยตรวจสอบ

แนวทางแยกตามการดำเนินการ

• รับสต็อก: เทียบกับใบส่งของและราคาซัพพลายเออร์
• จ่ายสต็อก: ยืนยันจำนวน ลูกค้า ราคา และการชำระเงิน
• ตรวจนับ: นับอย่างเป็นอิสระและบันทึกสาเหตุผลต่าง
• โอน: ตรวจสาขาต้นทาง ปลายทาง และการรับสินค้า

สถานการณ์ทั่วไป

การขายปกติ

ใช้จ่ายสต็อกและเลือกสถานะการชำระเงินที่ถูกต้อง

ลูกค้าคืนสินค้า

สร้างรายการคืนจากธุรกรรมต้นฉบับเพื่อเชื่อมโยงสต็อก การชำระเงิน และประวัติ

สินค้าเสียหายหรือสูญหาย

ใช้ตรวจนับเพื่อปรับให้ตรงกับจำนวนจริงและบันทึกสาเหตุ

คืนสินค้าให้ซัพพลายเออร์

ใช้จ่ายสต็อกและเชื่อมหมายเหตุกับซัพพลายเออร์หรือเอกสารคืน

การแจ้งเตือนและรายงาน

ติดตามสต็อกต่ำและสต็อกติดลบ ใช้รายงานการเคลื่อนไหว มูลค่า ยอดขาย และการตรวจนับเพื่อหาแนวโน้มและผลต่างแต่เนิ่น ๆ

การแก้ไขปัญหา

”สต็อกไม่เปลี่ยน”

ตรวจว่าส่งธุรกรรมแล้ว ไม่ใช่รายการร่าง และเลือกธุรกิจ สินค้า และสาขาถูกต้อง

”จำนวนสต็อกไม่ถูกต้อง”

ตรวจประวัติตั้งแต่การนับครั้งล่าสุด หารายการซ้ำหรือวันที่ผิด แล้วตรวจนับหลังนับของจริง

”สต็อกติดลบ”

ตรวจรายการจ่ายออกและการตั้งค่า อนุญาตสต็อกติดลบ บันทึกรับเข้าที่ตกหล่นหรือแก้ไขด้วยการตรวจนับ

”ต้นทุนไม่ถูกต้อง”

ตรวจราคาที่รายการรับเข้าและการตั้งค่าต้นทุนเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก แก้ข้อมูลต้นทางก่อนใช้รายงานกำไร

”ไม่พบประวัติธุรกรรม”

ล้างตัวกรอง ตรวจธุรกิจและช่วงวันที่ แล้วตรวจว่ารายการไม่ใช่ร่างหรือถูกลบ

”โอนสินค้าไม่ถึงปลายทาง”

ตรวจสาขาต้นทาง ปลายทาง สถานะการส่ง และการรับที่ปลายทาง

คำถามที่พบบ่อย

การตรวจนับกระทบยอดขายหรือไม่? ไม่ การตรวจนับแก้จำนวนและมูลค่าสต็อก ไม่ได้บันทึกการขาย

ควรตรวจนับบ่อยแค่ไหน? ตามความเสี่ยง—ทุกสัปดาห์สำหรับสินค้าหมุนเร็ว และอย่างน้อยทุกเดือนสำหรับสินค้าทั่วไป

บันทึกธุรกรรมไว้ก่อนได้หรือไม่? ได้ในรูปแบบรายการร่าง สต็อกและรายงานจะเปลี่ยนเมื่อส่งรายการเท่านั้น

รายการร่างและการตั้งค่าสต็อกของเจ้าของ

แบบฟอร์มรับเข้า จ่ายออก ตรวจนับ และโอนย้ายสามารถบันทึกเป็นร่างในเครื่องได้ ร่างจะไม่กระทบสต็อกหรือรายงานจนกว่าจะส่ง ดู การบันทึกและทำรายการร่างสต็อกต่อ

เจ้าของเปิด เพิ่มเติม → การตั้งค่า เพื่อควบคุม อนุญาตสต็อกติดลบ และ ปรับต้นทุนเฉลี่ยอัตโนมัติเมื่อรับสินค้าเข้า ตัวเลือกต้นทุนจะคำนวณราคาซื้อเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักใหม่หลังการรับเข้าแต่ละครั้ง