Apa yang Akan Anda Pelajari

Di akhir panduan ini, Anda akan mampu:

• Mencatat pembelian persediaan dan penerimaan
• Menghubungkan stok ke supplier
• Melacak harga beli dan biaya
• Menangani pengiriman parsial
• Mengelola riwayat stok masuk

---

Apa itu Stok Masuk?

Stok Masuk mencatat produk yang memasuki persediaan Anda. Gunakan ini saat:

• ✅ Menerima barang dari supplier
• ✅ Menambahkan stok awal untuk produk baru
• ✅ Mencatat retur dari pelanggan
• ✅ Memperbaiki persediaan (dengan catatan)
• ✅ Mentransfer dari lokasi lain

Hasil: Jumlah stok meningkat, biaya dilacak, catatan dibuat.

---

Antarmuka Stok Masuk

Kelola menyediakan antarmuka dua panel yang intuitif:

Panel	Tujuan
Panel Kiri	Katalog produk — cari dan pilih
Panel Kanan	Item yang dipilih — jumlah dan harga
Bilah Bawah	Ringkasan dan tombol aksi

Perangkat Seluler vs. Web

Aplikasi Mobile:

• Geser antar panel
• Dioptimalkan untuk sentuhan
• Kamera untuk pemindaian barcode

Web (web.kelola.co):

• Panel berdampingan
• Pintasan keyboard
• Dukungan pemindai barcode USB

---

Panduan Langkah demi Langkah

Langkah 1: Akses Stok Masuk

1. Buka aplikasi Kelola
2. Ketuk “Stok Masuk” dari menu utama, ATAU
3. Ketuk tombol ”+” → “Stok Masuk”

Langkah 2: Pilih Produk

Metode A: Jelajahi dan Ketuk

1. Gulir katalog produk (panel kiri)
2. Gunakan filter kategori untuk mempersempit
3. Ketuk produk untuk menambahkan ke panel kanan

Metode B: Cari

1. Ketuk bilah pencarian
2. Ketik nama produk
3. Ketuk produk dari hasil

Metode C: Pindai Barcode (Tercepat)

1. Ketuk ikon “Pindai”
2. Pindai barcode produk
3. Produk otomatis ditambahkan ke pilihan

💡 Tip Pro: Anda dapat menambahkan beberapa produk sebelum melanjutkan ke entri jumlah.

Langkah 3: Masukkan Jumlah

Untuk setiap produk di panel kanan:

1. Ketuk field jumlah
2. Masukkan jumlah yang diterima:
   • Gunakan tombol + / - untuk penyesuaian kecil
   • Ketik langsung untuk angka besar
3. Jumlah diperbarui otomatis

Tips Jumlah:

• Gunakan unit pengukuran Anda (pieces, kg, box)
• Gunakan jumlah desimal untuk unit parsial seperti 1,5 kg atau 2,25 meter jika decimal quantity aktif untuk bisnis Anda
• Konsisten dengan cara Anda menjual
• Catatan: “5 box” vs “5 pieces” penting!

Langkah 4: Atur Harga Beli (Opsional tapi Direkomendasikan)

Lacak berapa yang Anda bayar untuk menghitung laba.

1. Ketuk field harga (menunjukkan ikon pensil)
2. Masukkan harga beli per unit
3. Ketuk Simpan

Mengapa Ini Penting:

• Perhitungan laba yang akurat
• Pelacakan Harga Pokok Penjualan (HPP)
• Riwayat perubahan harga

Catatan: Melihat harga beli memerlukan izin view_buying_price. Staf tanpa izin ini hanya akan melihat harga jual.

Langkah 5: Pilih Supplier (Direkomendasikan)

Lacak dari siapa Anda membeli.

1. Ketuk “Pilih Supplier” di atas
2. Opsi:
   • Pilih yang ada: Cari daftar supplier Anda
   • Tambah baru: Ketuk ”+ Supplier Baru”
3. Supplier ditautkan ke transaksi

Menambahkan Supplier Baru:

1. Ketuk ”+ Supplier Baru”
2. Masukkan:
   • Nama supplier (wajib)
   • Nomor telepon (opsional)
   • Email (opsional)
   • Alamat (opsional)
3. Ketuk “Simpan”

Manfaat: Lacak pembelian per supplier, kelola hubungan vendor, sederhanakan pemesanan ulang.

Langkah 6: Atur Tanggal Transaksi (Jika Diperlukan)

Default adalah hari ini. Ubah untuk:

• Mencatat pembelian masa lalu
• Pembukuan backdated
• Periode akuntansi berbeda

1. Ketuk field tanggal (kanan atas)
2. Pilih tanggal dari kalender
3. Pilih waktu jika perlu
4. Ketuk “Konfirmasi”

Catatan: Mengedit tanggal mungkin memerlukan izin pemilik/admin tergantung pada pengaturan Anda.

Langkah 7: Tambahkan Catatan Referensi

Tambahkan konteks untuk referensi di masa depan:

• Nomor invoice: “INV-2024-00123”
• Nomor PO: “PO-45678”
• Catatan pengiriman: “Diterima via FedEx”
• Catatan kondisi: “2 item rusak”

1. Gulir ke field Catatan (bawah)
2. Ketik informasi referensi
3. Maks 200 karakter

Langkah 8: Tinjau dan Kirim

Periksa semuanya sebelum menyimpan:

Periksa	Mengapa Penting
Produk benar?	Item salah = kesalahan persediaan
Jumlah akurat?	Mempengaruhi level stok
Harga dimasukkan?	Dampak pada perhitungan laba
Supplier dipilih?	Melacak riwayat vendor
Tanggal benar?	Mempengaruhi periode pelaporan

Kirim:

1. Tinjau ringkasan di bawah:
   • Total produk (item unik)
   • Total jumlah (semua unit)
   • Total harga beli (jika terlihat)
2. Ketuk “Kirim”
3. Konfirmasi sukses muncul

✅ Cek Hasil:

• Kuantitas stok meningkat
• Transaksi tersimpan ke Riwayat
• Laporan Stok diperbarui
• Riwayat supplier diperbarui

---

Skenario Khusus

Pengiriman Parsial

Saat supplier mengirimkan sebagian dari pesanan Anda:

1. Catat hanya item yang diterima
2. Tambahkan catatan: “Pengiriman parsial, sisa 50 unit diharapkan 15 Jan”
3. Buat Stok Masuk baru nanti untuk item yang tersisa

Menangani Barang Rusak

Jika beberapa item tiba dalam kondisi rusak:

Opsi A: Catat semua, catat kerusakan

1. Masukkan total jumlah yang diterima
2. Di catatan: “5 unit rusak, diklaim dengan supplier”
3. Buat Stok Keluar nanti untuk item yang rusak

Opsi B: Catat hanya item yang bagus

1. Masukkan hanya jumlah yang dapat digunakan
2. Jangan bayar untuk item yang rusak
3. Transaksi terpisah untuk pengganti

Pengiriman Multi-Supplier

Jika pengiriman berisi item dari beberapa supplier:

1. Buat transaksi Stok Masuk terpisah
2. Satu per supplier
3. Menjaga kebersihan akuntansi

Retur ke Stok

Saat pelanggan mengembalikan item:

1. Buat Stok Masuk
2. Pilih produk yang dikembalikan
3. Tambahkan catatan: “Retur pelanggan - [Nama Pelanggan] - [Alasan]”
4. Opsional: Tautkan ke penjualan asli di catatan

---

Praktik Terbaik Stok Masuk

Untuk Akurasi

✅ Hitung sebelum memasukkan

• Hitung fisik item
• Bandingkan dengan catatan pengiriman
• Kemudian masukkan di Kelola

✅ Periksa segera

• Verifikasi kualitas saat tiba
• Catat kerusakan segera
• Selesaikan perbedaan dengan supplier

✅ Gunakan nomor referensi

• Selalu tautkan ke invoice/PO
• Rekonsiliasi lebih mudah
• Jejak audit

Untuk Efisiensi

✅ Pemindaian barcode

• Gunakan untuk pengiriman besar
• Jauh lebih cepat dari pencarian manual
• Mengurangi kesalahan

✅ Pendekatan template

• Pesanan umum = entri serupa
• Salin pola dari riwayat
• Latih staf pada alur kerja tipikal

✅ Waktu teratur

• Tetapkan waktu penerimaan tertentu
• Batch entri jika memungkinkan
• Jangan biarkan backlog menumpuk

Untuk Pelacakan Biaya

✅ Selalu masukkan harga beli

• Bahkan jika mirip dengan terakhir kali
• Harga sering berubah
• Penting untuk laporan laba

✅ Tinjau pengaturan rata-rata harga modal

• Pengaturan bisnis dapat memiliki opsi Auto-adjust average cost on stock-in
• Jika aktif, Kelola menghitung ulang harga beli berjalan sebagai rata-rata tertimbang setiap kali Stok Masuk
• Gunakan opsi ini jika Anda ingin harga modal mengikuti rata-rata pembelian dari waktu ke waktu

✅ Sertakan semua biaya

• Biaya produk
• Pengiriman/freight
• Pajak dan bea
• Biaya landed penuh jika memungkinkan

---

Mengelola Riwayat Stok Masuk

Melihat Entri Masa Lalu

1. Pergi ke Riwayat (nav bawah)
2. Ketuk Filter → Pilih “Stok Masuk”
3. Terapkan rentang tanggal jika perlu
4. Ketuk transaksi apa pun untuk detail

Mengedit Stok Masuk

Kika diizinkan (Pemilik/Admin):

1. Buka transaksi dari Riwayat
2. Ketuk “Edit”
3. Ubah field sesuai kebutuhan
4. Simpan perubahan

⚠️ Peringatan: Mengedit mempengaruhi level persediaan dan laporan. Edit dengan hati-hati!

Menghapus Stok Masuk

Jika salah masuk:

1. Buka transaksi
2. Ketuk “Hapus” (menu tiga titik)
3. Konfirmasi penghapusan
4. Stok otomatis disesuaikan kembali

Catatan: Menghapus menghilangkan transaksi sepenuhnya. Pertimbangkan untuk mengedit sebagai gantinya jika Anda perlu menyimpan catatan.

---

Pemecahan Masalah

”Produk tidak ditemukan”

• Produk mungkin belum ada — tambahkan terlebih dahulu
• Periksa ejaan di pencarian
• Coba cari berdasarkan SKU/barcode

”Tidak dapat mengatur harga beli”

• Memerlukan izin view_buying_price
• Hubungi admin/owner Anda
• Langganan mungkin membatasi fitur ini

”Stok tidak diperbarui”

• Periksa koneksi internet
• Sinkronisasi mungkin tertunda
• Tarik ke bawah untuk menyegarkan

”Supplier tidak ada di daftar”

• Tambahkan supplier baru selama Stok Masuk
• Atau pergi ke bagian Suppliers terlebih dahulu
• Periksa ejaan saat mencari

”Peringatan transaksi duplikat”

• Transaksi serupa baru-baru ini dibuat
• Verifikasi ini adalah pengiriman baru
• Periksa apakah Anda secara tidak sengaja menduplikasi

---

FAQ

T: Bisakah saya mencatat stok masuk tanpa supplier? J: Ya, supplier adalah opsional. Tetapi melacak supplier membantu dengan manajemen vendor dan pemesanan ulang.

T: Bagaimana jika saya tidak tahu harga beli? J: Anda dapat membiarkannya kosong, tetapi laporan laba Anda tidak akan akurat. Masukkan harga estimasi atau perbarui nanti.

T: Bisakah saya menambahkan produk selama stok masuk? J: Ya! Jika produk tidak ada, Anda dapat membuatnya dengan cepat tanpa meninggalkan layar Stok Masuk.

T: Bagaimana cara menangani retur ke supplier? J: Gunakan Stok Keluar dengan efek negatif, atau buat jenis transaksi “Retur ke Supplier” tertentu (jika tersedia).

T: Bisakah saya mengimpor stok masuk massal dari Excel? J: Ya, gunakan antarmuka web di web.kelola.co untuk impor CSV dari resi stok besar.

T: Bisakah saya mencatat jumlah desimal di Stok Masuk? J: Ya, jika decimal quantity aktif untuk bisnis Anda. Ini berguna untuk produk yang dibeli berdasarkan berat, panjang, volume, atau unit parsial.

T: Apa perbedaan antara Stok Masuk dan Audit Stok? J: Stok Masuk menambah persediaan (menerima). Audit Stok memperbaiki persediaan agar sesuai dengan hitungan fisik (menyesuaikan).

Draft dan Retur Pembelian

• Ketuk Simpan Draft untuk menyimpan Stok Masuk yang belum selesai. Lanjutkan melalui badge draft pada kartu Stok di Home. Periksa tanggal transaksi setelah dipulihkan karena tanggal tidak tersimpan dalam draft.
• Untuk mengembalikan barang ke vendor, buka Stok Masuk asal dari Riwayat, lalu pilih Buat Retur. Retur pembelian dapat dibuat meskipun pembelian belum lunas atau baru dibayar sebagian.

Lihat Menyimpan dan Melanjutkan Draft Stok dan Menangani Retur dan Pengembalian Dana.